Sikap Terbaik Pada Karyawan

Tanya:
Pak Rusman, saya ingin bertanya bagaimana caranya menerapkan disiplin dan aturan yang diterapkan di tempat usaha saya. Apa saja tahap-tahap yang harus dilakukan agar disiplin dan aturan dipatuhi oleh karyawan tanpa menimbulkan sakit hati? Dan kalau bisa memang timbul dari diri mereka sendiri.

Sebagai informasi, saya ini termasuk pengusaha baru yang sebelumnya hanya bekerja dengan istri saya. Sekarang, saya sudah memiliki beberapa orang karyawan.

Kemudian, bagaimana baiknya cara bersikap saya terhadap mereka? Apakah harus straight dan jelas kalau saya itu atasan dan mereka adalah bawahan. Atau memposisikan saya dan mereka adalah sama?

Maaf, kalau pertanyaan saya sangat awam. Tapi, saya perlu penjelasan dari bapak. Terima kasih sebelumnya.

Andri
Kedoya Utara


Jawab:
Saya teringat bahwa Ir. Ciputra, tokoh pengusaha properti terkemuka di Indonesia pernah mengatakan bahwa seorang pemimpin yang baik adalah pemimpin yang kehadirannya nyaris tidak terasa oleh orang lain, termasuk oleh para anak buahnya. Mengapa demikian?

Dalam sebuah lingkungan kerja yang nyaman, orang bekerja seakan-akan hanya mengikuti alur sistem yang berlaku di lingkungan tersebut. Tidak terasa dan juga tidak terlihat adanya wajah angker dari seseorang yang bernama “pemimpin” yang setiap saat berjalan mondar-mandir mengawasi para karyawan.

Namun demikian, situasi nyaman yang ada di situ sebenarnya lebih banyak ditentukan oleh peranan sang pemimpin. Sebab, tanpa pemimpin yang baik, sebuah sistem yang baik tidak akan sepenuhnya berjalan baik.
Nah, bagaimana caranya menjadi pemimpin yang baik?

Haruskah dengan memasang muka galak, demi menonjolkan wibawa sehingga dihormati bawahan dan mereka mau mengikuti aturan-aturan yang kita berikan? Atau dengan selalu berbicara ketus? Atau bergaya “cuek”, atau apa?

Itulah pertanyaan-pertanyaan yang selalu timbul dalam benak banyak orang, saat pertama kali duduk di kursi kepemimpinan. Demikian juga dengan yang Anda alami saat ini tatkala harus memulai karir baru sebagai sorang pengusaha yang nota bene harus memimpin para karyawan Anda.

Disiplin dan aturan hanya dapat diterapkan dan berjalan sempurna, bila orang-orang yang melaksanakannya memiliki pengertian dan kesadaran tentang manfaat dari disiplin serta aturan tersebut bagi kepentingan diri mereka sendiri.

Pertanyaannya kemudian, bagaimana caranya membuat bawahan kita menjadi sadar aturan?
Tahap pertama yang perlu diambil adalah, kumpulkan para karyawan Anda dalam sebuah ruangan pertemuan dan buatlah presentasi tentang maksud dan tujuan perusahaan Anda.

Berikan pengertian bahwa sukses perusahaan merupakan kunci utama bagi terciptanya kesejahteraan karyawan. Oleh sebab itu, sepanjang isu kesejahteraan menjadi fokus dari aspirasi para karyawan tersebut, diperlukan kontribusi penuh dari setiap orang dengan dilandasi “rasa ikut memiliki” yang kuat. Dan bahwa, untuk pelaksanaannya diperlukan disiplin dan aturan-aturan.

Dengan cara ini, Anda akan dapat membuka pikiran dan kesadaran karyawan tentang mengapa disiplin dan aturan harus diterapkan. Anda harus bisa menarik simpati mereka, sehingga tanpa ada unsur “perintah” apalagi “paksaan”, mereka akan dengan senang hati dan sukarela menyatakan komitmennya terhadap aturan perusahaan.

Bila perlu – dan ini diterapkan di perusahaan-perusahaan besar – setelah selesai presentasi sodorkan draf peraturan perusahaan, suruh mereka mempelajarinya di rumah dan beberapa hari kemudian minta mereka menandatanganinya sebagai tanda persetujuan yang bersangkutan.

Tahap kedua adalah tahap di mana disiplin dan aturan diimplementasikan. Ini menyangkut interaksi Anda dengan para karyawan dalam kegiatan operasional harian. Apakah kita perlu mengatur sikap kita dengan gaya tertentu, agar para karyawan menghormati dan takut, sehingga dengan demikian mereka mau berdisiplin dan taat aturan?

Menurut saya, cara ideal untuk menjadi pemimpin yang baik bukanlah dengan jalan membuat orang lain menjadi takut. Demikian juga, posisi atasan dan bawahan dalam bisnis, bukan digunakan untuk menentukan strata sosial.

Analogi yang paling mendekati adalah bahwa peran seorang atasan (pemilik usaha terhadap karyawan) tidak ubahnya peran seorang “playing captain” dalam sebuah tim sepakbola. Sehingga, yang dominan di sini adalah wacana pembagian tugas, di mana sang kapten di samping ikut bermain di lapangan, juga sekaligus mempunyai peran sebagai koordinator yang menentukan koordinasi antar pemain dalam sebuah pertandingan.

Nah, mungkin jelas bagi Anda bahwa sebagai “playing captain” dalam sebuah badan usaha, yang Anda perlukan bukan semata-mata wibawa sebagai bos. Lebih dari itu adalah Anda harus bisa memberikan pengertian kepada para karyawan tentang pentingnya implementasi disiplin dan aturan, sehingga mereka akan rela dan secara sadar melaksanakan pekerjaan dengan kualitas terbaik.

Anda juga harus bisa memberikan keteladanan, dengan menunjukkan bahwa Anda sendiri ikut bekerja dengan disiplin tinggi tanpa melecehkan aturan-aturan yang telah Anda terapkan sendiri pada para karyawan.

Demikian Andri, semoga memberi inspirasi bagi Anda. Selamat bekerja dan sukses!(Rusman Hakim)

Read More ..

Ketergantungan Individu

Tanya:
Saya baru 3 bulan ini membuka toko pakaian dan aksesoris di sebuah mal di Jakarta. Sebelumnya, semua sudah saya persiapkan baik-baik, dengan harapan saat operasionalnya nanti, toko itu akan berjalan dengan mulus tanpa banyak masalah.

Sedemikian hati-hatinya saya dalam melakukan persiapan, sehingga urusan pengelolaan toko pun tidak luput dari perhatian saya. Karyawan staf, kasir, supervisor sampai manajer toko sudah saya rekrut, dan sudah saya berikan pelatihan yang memadai.

Sebelum diterjunkan ke aktivitas harian yang sebenarnya, saya telah pula memberikan pendelegasian tugas yang jelas kepada mereka.

Namun demikian, saya heran Pak, tampaknya saya masih saja harus terjun sendiri ke operasional harian, karena ada saja masalah yang tidak dapat diselesaikan secara tuntas oleh para karyawan tersebut.

Mohon pencerahan mengapa hal tersebut bisa terjadi dan bagaimana mengatasinya.

Zackie – Jakarta

Jawab:
Pak Zackie di Jakarta, pendelegasian tugas tidak dapat dilakukan secara seketika pada saat perusahaan baru berdiri. Pendelegasian tugas juga bukan berarti semua tanggung jawab pemilik usaha dilimpahkan semua secara tuntas..tas! kepada bawahannya. Masih ada beberapa tugas yang harus dilakukan sendiri oleh owner, terutama dalam hal pengawasan.

Jangan pernah berfikir bahwa karena kita telah melakukan pendelegasian, lantas kita bisa melupakan semua hal tentang perusahaan. Lalu kita hanya beraktivitas untuk bersenang-senang dan berlibur.

Pendelegasian tugas biasanya dilaksanakan secara bertingkat. Yang paling umum di delegasikan adalah tugas-tugas yang bersifat teknis. Kalau saya berusaha dalam bidang penjualan eceran pisang goreng misalnya, maka saya akan melimpahkan tugas-tugas teknis seperti mencari pisang yang bagus, mengolah tepung dan menggoreng sampai menyajikannya kepada bawahan saya.

Sedangkan tugas-tugas lainnya yang bersifat lebih strategis, seperti menentukan harga jual, mencari lokasi usaha yang baik, mencari resep-resep baru sampai menciptakan terobosan-terobosan bisnis yang lebih mutakhir, saya lakukan sendiri.

Pada perusahaan yang sudah agak lebih besar, tapi kepemilikan usahanya masih dipegang oleh satu orang, boleh jadi pekerjaan-pekerjaan teknis sudah seluruhnya dilimpahkan pada para manajer. Pemilik usaha mengawasi kinerja para manajer itu, baik secara langsung mau pun melalui laporan berkala yang diterimanya setiap minggu, bulan dan tahun.

Para pemilik toko, restoran, kafe, atau bengkel sering kali masih “turun tangan” mengawasi jalannya operasional usaha sambil sesekali ikut membantu melayani pelanggan. Tujuannya jelas: melihat secara langsung kinerja para pelaksana, memberi dukungan moral kepada para karyawan, sekaligus mengambil alih tanggung jawab dari tangan karyawannya dalam kasus-kasus kritis yang mungkin terjadi.

Lho, kenapa para pemilik usaha ini masih juga harus turun tangan sendiri? Bukankah sudah ada yang namanya store manager, duty manager, front office manager dan manager-manager lainnya? Apakah pendelegasian tugas tidak dimengerti oleh para business owner itu?

Ya, tidak juga. Hampir semua pemilik usaha bernuansa modern sekarang ini mengerti tentang hal itu. Tapi, di lapangan, “teori” tidak akan secara otomatis bisa diterapkan secara seketika dan utuh. Jangan mengira bahwa kalau ada ungkapan yang mengatakan: “pemilik usaha cukup bermalas-malasan di rumah, sementara semua pekerjaan dikerjakan oleh para karyawan”, lantas penerapannya akan langsung seperti itu. Apalagi, pada perusahaan-perusahaan yang relatif masih muda yang baru beroperasi selama kurang dari 3 tahun.

Banyak faktor lain yang memengaruhi sehingga jalannya skenario tidak bisa persis seperti yang diharapkan. Misalnya, faktor kesiapan mental pramuniaga, karyawan yang nakal dan suka korupsi, manajer yang tidak mampu mengatasi pelanggan yang rewel atau marah-marah dan banyak kejadian lainnya.

Individual Dependency
Salah satu hal yang menarik dari kasus-kasus pendelegasian yang harus mendapat pengecualian, adalah apa yang disebut individual dependency atau ketergantungan individu. Apa itu ketergantungan individu, dan kepada siapa ketergantungannya?

Macam-macam. Ada pelanggan yang hanya mau berhubungan dengan seorang salesman tertentu dari sebuah perusahaan untuk urusan-urusan produk yang dibelinya. Dia tidak pernah mau dilayani oleh salesman lain, atau bahkan oleh atasannya, meski salesman tersebut sedang berhalangan. Ia lebih suka menunggu beberapa hari sampai orang yang dikehendakinya bisa menemuinya ketimbang harus dilayani orang lain.

Pelanggan-pelanggan dengan kualifikasi tertentu, hanya mau dilayani pemilik usaha atau Direktur Utama. Mereka tidak mau dilayani oleh pejabat lainnya, apalagi seorang staf pelaksana. Untuk hal-hal seperti inilah antara lain yang menyebabkan pemilik usaha tidak dapat mendelegasikan tugas pada orang lain.

Di lingkungan perusahaan, terutama yang masih dimiliki satu orang, business owner umumnya sangat mewaspadai kemungkinan-kemungkinan seperti itu. Itu sebabnya, banyak dari mereka selalu menyempatkan diri hadir di gerainya, atau kalau ia seorang supplier, meluangkan waktu untuk datang ke kantor pelanggannya tanpa diminta. Semata-mata untuk mengantisipasi timbulnya masalah, yang pihak pelanggan tidak ingin membicarakannya dengan orang lain, selain dengan si pemilik usaha.

Dengan demikian, perlu dimengerti bahwa selalu ada kejadian di mana seakan-akan pendelegasian tugas tidak berjalan secara harfiah, sebagaimana kita baca dalam buku.
(Rusman Hakim)

Read More ..

Siasati Ongkos Kirim

Tanya :
Pak Rusman, sekarang ini saya sedang menjalani usaha penjualan produk melalui internet. Setiap orang yang ingin membeli produk saya, bisa langsung menghubungi via telepon atau email. Tapi, saya sedang bingung dengan biaya antar barang.

Banyak pengusaha lain yang tidak memungut biaya antar barang, tapi ada juga yang memungut biaya dalam jarak tertentu. Skenario bisnisnya berbeda-beda. Bagaimana menurut pak Rusman sendiri? Adakah alternatif lain? Perhitungan bisnisnya bagaimana?

Kemudian bagaimana dengan cara mengantarnya? Apakah lebih baik melalui jasa antar atau membayar orang untuk mengantarkan barang? Akankah lebih baik kalau saya menginvestasikan motor untuk antar barang? Terima kasih,

Abdul Syukur
Kembangan Utara


Jawab :
Apa yang Bapak tanyakan itu seluruhnya terkait dengan masalah biaya operasional. Bagaimana pun juga harus dihitung agar tidak menimbulkan kerugian pada usaha Anda secara keseluruhan.

Teoritis, sebenarnya masalah ini cukup mudah diatasi. Misalnya, Anda bisa saja tidak mengenakan biaya antar barang kepada pelanggan, dengan catatan Anda telah memasukkan komponen biaya tersebut ke dalam harga barangnya sendiri.

Atau, Anda hanya membebaskan biaya antar untuk jarak-jarak tertentu saja. Sedangkan untuk jarak yang lebih jauh, di luar kota atau di luar pulau, baru Anda kenakan ongkos kirim. Sekali lagi Anda harus menghitungnya secara cermat. Ingat bahwa, pada kenyataannya biaya pengiriman barang pasti selalu ada. Bedanya, biaya tersebut bisa tidak nampak karena telah digabungkan ke dalam harga barang, atau terlihat jelas berdiri terpisah sebagai komponen biaya tambahan.

Kalau Anda bertanya, lebih baik mana antara menggunakan jasa pihak ketiga dalam pengiriman barang dibanding dengan membeli motor sendiri, maka hal itu harus dilihat menurut kebutuhan yang ada.

Pertama, Anda lihat dulu komposisi jumlah pelanggan Anda, apakah lebih banyak di dalam kota yang berarti lebih banyak yang berjarak dekat, ataukah justru menonjol yang berada di luar kota atau malah di luar pulau. Bahkan luar negeri, mungkin?

Kalau jumlahnya lebih dominan di dalam kota (jarak dekat), maka saya setuju kalau Anda berinvestasi membeli motor. Penggunaan sepeda motor di dalam kota akan jauh lebih ekonomis daripada menggunakan jasa antar barang dari pihak ketiga. Hanya saja, Anda harus ingat bahwa yang namanya investasi dalam bentuk perangkat, pasti memiliki nilai penyusutan (depresiasi) yang harus dihitung setiap tahunnya. Katakanlah, untuk sepeda motor nilai penyusutannya mencapai 20%, maka berarti sepeda motor tersebut akan habis nilainya dalam waktu 5 tahun ke depan.

Investasi juga jangan sampai lupa dihitung dalam proyeksi keuangan usaha, sehingga Anda tidak akan keliru memperkirakan masa balik modal (BEP=Break Even Point), terutama dalam pertanggungjawaban kepada pemilik modal nanti.

Dalam hal pelanggan lebih banyak yang berada di lokasi jauh, mungkin Anda tidak perlu menyediakan transportasi sepeda motor sendiri. Pengiriman barang jarak dekat yang hanya sekali-sekali, bisa dilakukan menyesuaikan dengan situasi yang ada. Bisa dengan diantar oleh karyawan yang memiliki motor pribadi, atau Anda antar sendiri ketika kebetulan ada waktu dan kesempatan yang mendukung, atau bisa juga dengan dibawa menggunakan angkutan umum saja.

Untuk pengiriman ke lokasi jauh, mau tidak mau Anda harus menggunakan jasa ekspedisi. Carilah perusahaan ekspedisi yang terpercaya, yang di satu pihak biayanya terjangkau, di lain pihak pelayanannya memuaskan terutama dalam hal kecepatan dan keamanan barang.

Untuk yang seperti ini, pastikan bahwa biaya pengiriman sepenuhnya ditanggung pihak konsumen. Kalau perlu bersikaplah terbuka, serahkan pada konsumen soal pengiriman barang ini mereka ingin menggunakan perusahaan ekspedisi yang mana, beritahu rate harga pengirimannya secara terbuka (jangan dimark-up), dengan jenis layanan yang bagaimana (biasa, ekspres, one day service dan lain-lain) lalu lakukan proses sebaik-baiknya oleh perusahaan Anda sebagai layanan ekstra.

Demikian Pak Abdul Syukur, semoga penjelasan ini dapat membantu memperluas cakrawala Anda dalam penanganan masalah pengiriman barang ke pelanggan Anda. Selamat bekerja, sukses selalu. (Rusman Hakim)

Read More ..

Sewa Peralatan Bayi

Tanya:
Belakangan ini, saya memiliki ide usaha untuk membuka tempat penyewaan peralatan bayi seperti, kereta bayi, tempat tidur, baby walker, dsb. Kira-kira menurut Pak Rusman, bagaimana prospek usaha tersebut?

Kemudian, bagaimana dengan letak usahanya? Di pinggir jalan atau dekat dengan lokasi perumahan. Sistem sewa menyewanya lebih baik dalam tempo berapa lama? Bulanan, triwulan atau bagaimana?

Terakhir, saya minta saran juga mengenai hal-hal lain yang berhubungan dengan bisnis ini. Terima kasih.

Andre
Kebon Jeruk

Jawab:
Untuk jaman sekarang ini, di mana kesempatan kerja di Indonesia sudah semakin langka, sedangkan berbisnis juga diwarnai dengan tingkat persaingan yang sangat ketat, maka kreativitas mencari ceruk pasar menjadi salah satu jalan keluar dalam meniti kehidupan di masa mendatang.

Di Amerika yang sudah demikian maju pun, persoalan semacam itu sudah lama terjadi dan diperkirakan akan terus berlangsung semakin intens. Tidak heran kalau di sana, orang mencari celah-celah bisnis sampai kepada bidang yang sebelumnya tidak pernah tersentuh. Contohnya antara lain layanan pembersihan kotoran binatang peliharaan seperti anjing dan kucing yang dilakukan ke rumah-rumah.

Saya lihat bidang yang Anda rencanakan itu cukup inovatif. Karena, saat sekarang ini hampir semua keluarga muda cenderung mencari segala sesuatu yang serba praktis dan ekonomis, sehingga disadari atau tidak, pelayanan sewa-menyewa peralatan bayi akan muncul sebagai salah satu solusi yang mereka butuhkan.

Saya percaya bahwa bidang usaha jenis ini akan berprospek baik.

Tentang keletakan usaha, saya rasa yang paling sesuai adalah di komplek-komplek perumahan, istimewanya di tempat di mana bermukim keluarga-keluarga muda yang masih dalam usia sangat produktif. Dan jangan lupa, perhatikan juga bahwa seyogyanya komplek perumahan itu dihuni oleh mereka yang termasuk dalam kalangan menengah ke atas. Sebab apa?

Sebab, terhadap penawaran-penawaran di bidang yang relatif baru, kalangan menengah ke atas biasanya lebih responsif. Mereka menyukai hal-hal baru, dan mereka memiliki kemampuan finansial untuk mencoba hal-hal baru tersebut.

Sedangkan soal waktu sewa, apakah bulanan, triwulanan atau tahunan, ini dapat menjadi kesempatan Anda untuk berkreasi dalam wacana marketing. Seperti kita tahu, pengusaha biasanya memberikan banyak alternatif atau option kepada pelanggannya. Ini untuk menimbulkan kesan profesional, di mana pengusaha ingin terlihat “perduli” terhadap rasio kebutuhan vs kemampuan pelanggan sehingga prospek menjadi tertarik untuk membeli.

Contohnya, ada pengusaha yang menawarkan pembelian dalam jumlah banyak akan diberikan harga yang lebih murah atau dapat bonus tertentu. Demikian juga sewa rumah atau kantor selama 2 tahun, akan diberi diskon yang lumayan besar sementara kalau 1 tahun tidak mendapat keringanan apa-apa. Pembayaran secara cicilan, angsuran atau tempo juga masih dalam kerangka ini.

Nah, Anda juga bisa menerapkan hal yang sama pada bisnis sewa-menyewa peralatan bayi. Coba Anda pelajari kemungkinannya, misalnya seorang ibu minimal membutuhkan kereta bayi itu berapa lama? Idealnya berapa lama?

Anda bisa mencoba memainkan tawaran diskon atau bonus di antara jenis-jenis kebutuhan itu terkait dengan waktu pemakaian yang dibutuhkan. Bisa jadi bulanan lebih menguntungkan daripada triwulanan, mingguan lebih baik dari bulanan,bahkan bisa jadi sewa harian akan menjadi solusi terbaik.

Untuk hal-hal lain yang berhubungan dengan bisnis ini, saya sarankan Anda untuk dapat mempelajari kemungkinan untuk juga memberikan pelayanan penitipan bayi. Saat sekarang, kebanyakan orang tua sudah mulai “berani” mempercayakan penanganan bayinya kepada lembaga-lembaga penitipan bayi, baik diperumahan, di tempat-tempat perbelanjaan dan bahkan saya dengar sudah ada juga di sekitar daerah perkantoran.
Demikian, sekian dulu dari saya dan selamat berjuang, Andre..(Rusman Hakim)

Read More ..

Membuka Tahun Kerbau

Membuka lembar tahun baru bisa menjadi saat yang membahagiakan. Masyarakat biasa merayakannya dengan pesta pora dan gemerlap taburan kembang api. Lokasi peristirahat seperti Puncak atau pinggir pantai di Anyer, penuh sesak dengan orang-orang yang ingin menghabiskan tahun baruan.

Seremoni tersebut tidak sedikit menghamburkan uang. Padahal, kita tak pernah tahu apa yang akan terjadi di tahun 2009 nanti. Krisis global yang mengimbas negara kita pun belum terlihat redanya. Tidak sedikit buruh yang diputuskan hubungan kerjanya, tingginya harga kebutuhan pokok, dan bertambahnya rakyat miskin, menjadi indikasi belum makmur dan sejahteranya negara ini.

Apalagi tidak berapa lama akan diselenggarakan pergulatan politik yang akan memerebutkan tampuk kepemimpinan. Pemilu 2009 akan dimulai tahun depan. Di situ, rakyat akan memilih siapa yang akan membuat kebijakan dan memimpin bangsa ini.

Mudah saja bila hanya memilih pemimpin, tapi mencari pemimpin yang memihak, mementingkan, dan memiliki empati pada rakyatlah yang sulit. Terlebih lagi Pemilu kali ini diikuti oleh puluhan partai dan beberapa calon presiden yang tentunya membuat “bingung” rakyat.

Sekedar mengingatkan, setiap pergantian tahun, umur manusia sebenarnya semakin bertambah yang artinya hidup kita di dunia ini semakin dekat. Dari pada berpesta mengekpresikan hura-hura, kenapa kita tidak lebih menekankan pada intropeksi diri. Melihat ke belakang dan menilai apa yang benar dan salah dalam diri kita masing-masing.

Akan lebih baik bila kita juga menenggelamkan diri dalam perenungan eksistensi sendiri. Mencoba melihat ke depan, memroyeksikan tujuan, dan mencari cara untuk mendapatkan impian. Bersyukur pada Tuhan dan memanjatkan doa adalah yang pertama saat malam tahun baru.

Selamat Tahun Baru 2009 !

Read More ..