Bagaimana Menata Ruang Pertemuan
Dalam mengatur ruang pertemuan, selayaknya kita tidak begitu saja menerima apa yang tersedia dalam gedung. Ada banyak hal yang harus dipertimbangkan dan beberapa tata letak yang bisa digunakan.
Pertimbangan letak meja dan kursi harus diatur sesuai tujuan dan isi acara. Bahkan tata letak pun harus lebih dipikirkan bila menuntut pendengar atau audien untuk berpartisipasi dan berinteraksi. Pilihlah ruangan yang memang membantu tujuan-tujuan tersebut. Berikut beberapa tata letak ruangan yang bisa digunakan.
Gaya Kelas (classroom style)
Tata letak ini membariskan meja dengan 2 atau 3 kursi. Meja-meja disusun menghadap bagian depan ruangan. Tata letak ini tepat untuk konferensi atau presentasi di mana presenternya sering memberikan informasi dan berdialog dengan peserta.
Gaya Teater (theater style)
Gaya Teater dibuat dengan deretan kursi yang menghadap ke depan ruangan. Terdapat pemisah seperti gang kecil antar kelompok. Tata letak ini dipakai untuk memaksimalkan ruangan dan presentasi kurang dari 2 jam. Cocok buat pertemuan yang menuntut pesertanya untuk mencatat.
Gaya Konferensi (conference style)
Meja 6 atau 8 kaki disatukan di tengah ruangan sebagai tempat berkumpul. Kursi-kursi ditempatkan di sekelilingnya. Tata letak ini cocok untuk sesi brainstorming di mana tidak ada yang namanya pimpinan rapat. Pun memiliki ruang yang cukup lapang buat semua peserta dan pandangan yang bebas pada masing-masing peserta.
U-Shape U-Shape
Meja 6 atau 8 kaki ditempatkan dari ujung ruangan ke ujung lainnya membentuk huruh U. Kursi-kursi ditempatkan di luar huruf U. Bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang membutuhkan percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta dengan peserta.
Hollow Square
Meja 6 atau 8 kaki ditempatkan dalam kerangka persegi panjang dengan ruang terbuka di tengahnya. Kursi-kursi diletakkan di luar sekeliling persegi panjang tersebut. Sama halnya dengan Gaya Konferensi, Tata letak ini cocok untuk sesi brainstorming di mana tidak ada yang namanya pimpinan rapat. Pun memiliki ruang yang cukup lapang buat semua peserta dan pandangan yang bebas pada masing-masing peserta.
Gaya Banquet
Digunakan untuk acara makan-makan dengan diameter meja sekitar 60 – 72 inci. Meja bundar yang disusun menyerupai bunga, berkapasitas sekitar 8 atau 12 kursi.
Half Moon Rounds
Tata letak ini dibuat setengah lingkaran. Tempat duduk diletakkan setengah dari meja bundar. Semua peserta menghadap depan dan tidak ada yang membelakangi presenter.
Chevron or "V" Shape
Gaya Chevron memungkinkan diskusi kelompok kecil antar peserta setelah presenter memberikan materi pada semua peserta. Tata letak ini menghilangkan perasaan tertutup buat presenter dan peserta.
Herringbone Herringbone
Sangat tepat untu pertemuan yang bersifat presentasi informatif. Presenter memberikan informasi diselingi dengan beberapa dalog dengan peserta. Herringbone menghilangkan perasaan tertutup buat presenter dan peserta.
