Manajer Satu Menit Bertemu dengan Monyet

Melihat judul buku tersebut membuat saya bertanya-tanya, kira-kira apa yang ingin dijelaskan oleh buku tersebut, apakah tentang bagaimana menangani orang yang pentalitan seperti (maaf) monkey? Atau apakah tentang anekdot, ilustrasi, atau mungkin salah judul (Manajer Bertemu dengan Monyet Satu Menit)?

Perlu waktu cukup lama bagi saya untuk memutuskan apakah akan membelinya atau tidak. Akhirnya, karena didorong oleh rasa ingin tahu yang kuat maka saya membeli buku tsb. Sesampai di rumah, saya mulai membacanya, 1 jam, 2 jam tak terasa ternyata buku tersebut isinya sangat menarik dan sangat relevan dengan pekerjaan saya di kantor. Membaca isi buku tersebut kadang membuat saya tertawa. Sekaligus juga meringis karena mengingatkan saya akan beberapa kekonyolan yang saya lakukan, khususnya dalam mengatur pekerjaan dengan atasan dan staf saya.

Inti buku tersebut seperti yang dikatakan oleh Kenneth Blanchard (salah seorang penulis Manajer Satu Menit) ; Penulis buku ini William Oncken, Jr dan Hal Burrows ingin mengajarkan kita “Jika anda benar-benar ingin menolong sesama, Anda perlu mengajari mereka memancing ketimbang memberi mereka ikannya. Mengambil inisiatif orang dan mengurus serta memberi makan monyet-monyet mereka itu tidaklah lebih daripada mengerjakan bagi mereka, hal-hal yang sesungguhnya dapat mereka kerjakan sendiri.

Buku ini berkisah tentang manajer yang kewalahan, yang lembur bekerja keras, tetapi tampaknya tidak pernah sempat menyelesaikan segala pekerjaannya. Belakangan ia belajar soal manajemen monyet dan bagaimana caranya agar tidak mengambil inisiatif orang-orangnya agar mereka bisa mengurus dan memberi makan “monyet-monyet” mereka sendiri.

Dalam prosesnya, ia belajar menjadi lebih efektif dalam menangani atasannya, bawahannya, dan tuntutan-tuntutan organisasinya. Performa departemennya meningkat drastis seperti prospek karirnya sendiri.
Ada 4 langkah aturan mengatur monyet yang diajarkan oleh buku ini:

1.Uraikan monyetnya : rapat/pertemuan tidak boleh diakhiri sampai “langkah-langkah berikutnya” ditentukan
Kebanyakan dalam suatu rapat atau pertemuan dengan bawahan, pertemuan berakhir tanpa semua orang yang hadir menyepakati apa saja “langkah berikutnya”, kapan langkah-langkah harus diambil, dan siapa yang bertanggung jawab mengambilnya. Masalahnya, jika tidak ada yang diserahi tanggung jawab berarti hal tersebut menjadi tanggung jawab semua orang (atau lebih tepatnya, bukan tanggung jawab siapa-siapa).

Tidak jarang anak buah membawa persolannya kepada boss. Dalam pertemuan seperti itu seringkali seorang atasan tergoda untuk melindungi dirinya dengan merebut monyet bawahannya.“Biar saya pikirkan dulu, nanti saya beri kabar”. Tindakan tersebut membuat staf dan pekerjaan proyek menjadi berhenti; inisiatif orang yang bersangkutan diambil oleh sang boss. Semestinya si boss tersebut bisa mengatakan “Renungkanlah dan pelajarilah persoalannya lebih lanjut” atau “Buatlah rekomendasi berdasarkan apa yang telah kita ketahui sampai saat ini”. Dengan demikian, situasinya tidak tertunda dan proyek dapat terus berjalan.

2.Semua monyet harus dimiliki dan ditangani pada tingkatan yang serendah mungkin sesuai dengan kesejahteraan mereka.
Sejujurnya, bawahan Anda jauh lebih pintar dan lebih tahu untuk menangani permasalahannya sendiri ketimbang Anda. Karena mereka lebih berpengalaman dalam pekerjaan mereka, mereka lebih dekat dengan pekerjaan mereka, langsung berhubungan dengan mesin, pelanggan. Contoh, bagian penjualan di supermarket lebih mengetahui siapa pelanggannya dan barang-barang apa saja yang biasa dibelinya. Jika staf tersebut meminta Anda memecahkan permasalahan tentang barang-barang apa yang harus mereka pesan, jelas mereka lebih tahu ketimbang Anda. Jadi, kenapa Anda yang harus memecahkan masalah tersebut? Kembalikan monyet tersebut ke pemiliknya.

3.Asuransikan monyet-monyet tersebut
Aturan ini untuk menyeimbangkan kebutuhan staf Anda akan kebebasan menangani monyet mereka dengan sekaligus tanggung-jawab Anda atas hasilnya. Kebebasan yang Anda berikan memungkinkan orang-orang Anda menikmati manfaat-manfaat manajemen diri (lebih puas, lebih berenerji, moral lebih tinggi). Tetapi manfaat tersebut ada harganya/resikonya.

Ketika seseorang diberikan kebebasan, mereka pasti membuat kesalahan. Asuransi monyet dirancang untuk memastikan mereka membuat kesalahan-kesalahan yang terjangkau harganya. Salah satunya adalah polis asuransi “rekomendasikan dulu baru bertindak”.

Untuk situasi-situasi di mana Anda merasa ada resiko yang cukup besar, kalau-kalau bawahan Anda membuat kesalahan yang tidak terjangkau harganya kalau dibiarkan sendiri. Mintalah orang-orang Anda untuk merumuskan rekomendasi yang harus Anda setujui terlebih dahulu sebelum mereka melangkah lebih lanjut.

Inti dari aturan ke-3 ini, usahakan sebanyak mungkin mempraktekan manajemen tanpa campur tangan dan mempraktekan manajemen campur tangan hanya bilamana perlu.

4.Periksalah monyetnya, setiap monyet hendaknya diberikan jadwal pemerikasaan yang lengkap supaya tetap sehat.
Kesehatan perusahaan tergantung dari kesehatan para monyetnya. Ada 2 tujuan utama yang ingin dicapai. Pertama, kalau pemeriksaan lengkap menunjukkan bahwa monyet tidak sehat, berarti itu mengungkapkan ada masalah dalam proyek tersebut dan harus segera dilakukan tindakan perawatan, korektif, supaya proyek tersebut bisa sehat dan berjalan kembali. Kedua, jika hasil pemeriksaan lengkap menunjukkan monyetnya sehat, itulah saat yang baik untuk menunjukkan perhargaan dan pujian kepada si pemilik monyet.

Dengan ke-4 aturan tersebut, diharapkan bawahan Anda menjadi lebih diberdayakan, dan Anda sendiri memiliki cukup banyak waktu untuk mengurusi monyet-monyet Anda sendiri dan monyet atasan Anda. Yang pada akhirnya akan meningkatkan performa departemen Anda dan mudah-mudahan meningkatkan karir Anda.

Dikutip dari (The One Minute Manager Meets Monkey) Manajer satu menit bertemu dengan monyet. Karangan. William Oncken Jr. & Hal Burrows- Karisma Publishing Group